Illustration Lean Office

Aumente o desempenho administrativo com o Lean Office

O Lean Office é uma prática de otimização das interações e eficiência dos serviços de uma empresa. Seu objetivo é criar compromisso entre serviços e escritórios na excelência operacional.
Este processo é realizado em diferentes etapas. Em primeiro lugar, o Lean Office requer a identificação de desperdícios dentro de um departamento, projeto ou missão.
A orientação para o cliente é um objetivo real, é necessário desafiar-se ou seguir as solicitações deste último. Qual é o desperdício? Toda ação tem valor para o cliente?
Em seguida, identificamos os processos usados no dia a dia que têm valor real para a empresa e para os clientes. Em seguida, é necessário identificar os atores desses processos, todos os serviços combinados! O objetivo é incluir os colaboradores nessa abordagem de qualidade. Uma vez montado o grupo de trabalho, essa equipa deve estar motivada e comprometida com a melhoria dos fluxos diários que são realizados. O trabalho do Lean Office, como a abordagem Lean Manufacturing, é, portanto, eliminar todas as fontes de desperdício, por exemplo, superprodução, espera, transporte desnecessário, operações inúteis, etc.

DESCARREGAR O CATÁLOGO LEAN OFFICE

esd

Qual é a especificidade do Lean Office?

A especificidade do Lean Office, em comparação com o Lean Manufacturing, é que os fluxos são invisíveis. Tudo está quase desmaterializado e os problemas são menos facilmente identificáveis. Uma identificação da organização é, portanto, necessária. A equipa tem um alto nível de formação, o que significa que eles estão acostumados a muita autonomia e que os padrões são menos precisos do que na fabricação, por exemplo. Com efeito, a gestão administrativa, a mensuração e a definição de missões específicas podem ser percebidas como um freio à autonomia. No entanto, a integração da abordagem Lean Office é benéfica para todos e facilmente integrada.
Os processos de "escritório" abordam particularmente projetos múltiplos ou multitarefa, bem como muitas interações entre diferentes departamentos da empresa. Essas trocas estão em fluxo contínuo. A hierarquia dos processos é mais difícil de identificar, nem sempre é única. O hábito da mudança também é menos desenvolvido no Office.

Schema Lean Office

Em que este projeto atua?

Esperar é o desperdício mais conhecido. Por exemplo, na elaboração de uma encomenda colocada num grande grupo, todos os processos que conduzem à produção da encomenda, ponta a ponta, têm em média cerca de 2 semanas de atraso. Isso equivale a 1% do tempo de trabalho em 10 dias!
A encomenda pode então passar facilmente por uma multiplicidade de serviços (vendas, gabinete de design, fornecedor, compras, logística, ADV...) e os resíduos estão necessariamente integrados nesta gestão. O trabalho do Lean Office é apoiar a organização e sincronização dessas trocas entre serviços, em um pedido, um projeto ou um serviço para realizá-lo com eficiência.

Como início o processo?

Motivação, competitividade ou necessidade de progresso são reais fatores de melhoria, há muito a ganhar. A gestão pode atuar como patrocinadora e força motriz para a integração desse processo. Esta etapa permitirá também a formação das equipas, pois é também uma aquisição ou desenvolvimento de competências.
Como primeiro passo, mencionamos identificar os diferentes processos e seus atores, descompartimentando os serviços.
Com todos estes atores, e uma vez identificados os fluxos, é necessário reconhecer as lacunas, tempo perdido ou não qualidade para implementar a melhoria pelo Lean Office.
Para cada problema ou desperdício identificado, é necessário definir uma ação corretiva graças ao trabalho em equipa e permitir que o processo não fique mais bloqueado. Para ações que não trazem nenhum valor agregado, é necessária a eliminação dessas missões. Isso possibilita a criação de novos métodos de gestão qualitativa para cada estação de trabalho.
É imprescindível, aplicar uma gestão de escritório Lean a utilização da ferramenta VSM (Value Stream Mapping) que permite mapear os fluxos e destacar as tarefas com valor acrescentado, os desperdícios. O VSM apresenta problemas ou obstáculos e força seu tratamento para finalizar projetos, não procrastiná-los.

Kit de demarrage chantier Lean

Para isso, é necessário analisar o pedido ou o feedback dos clientes (estatísticas do passado, evolução do pedido, possíveis variações etc.).
Recomenda-se o uso do Takt Time, que define o ritmo de um processo definido. Posteriormente, permite estimar o tempo de trabalho incluindo as ações corretivas implementadas pela organização. Isso também permite contar com informações quantitativas e dá acesso a uma abordagem baseada em indicadores de qualidade e desempenho. O valor agregado deve ser definido para cada método. No escritório, você tem que identificar, criptografar e tornar visível.
Ao comparar o tempo de trabalho, o lead time e outros indicadores, a empresa obtém uma relação de stresse das interações e pode medir a extensão do progresso alcançado graças à gestão Lean Office.
Lean inclui o princípio lean "One-piece-flow". Trata-se de priorizar e focar as equipas em uma tarefa. Em outras palavras, não faça “malabarismo” entre os diferentes projetos e muitos que duram relativamente tempo. É mais difícil garantir um processo de qualidade quando a equipa está em outros projetos em similaridade, gera perda de tempo e até de qualidade. Este é um exercício difícil porque no Escritório há uma infinidade de tarefas e interações. Portanto, é aconselhável identificar 2 grandes projetos prioritários e trabalhar em equipa neles. Isso reduzirá a perda de tempo e, em seguida, acelerará os lucros e ganhos diários. O trabalho em equipa é importante, para realizar um projeto Lean Office é necessário coordenar atores e serviços.

Mur d'expression pour Lean Office

Por fim, o Visual Management permite destacar todas as ferramentas discutidas anteriormente. Tem uma força de identificação e empurra para a ação. O principal é escolher e definir os elementos a tornar visíveis (clientes, encomenda, projetos, versatilidade da equipa, atividades, trabalhos em curso...). Também permite a gestão de processos em tempo real na obra. De fato, os indicadores permitem acompanhar diariamente o andamento dos projetos e processos. Também destaca qualquer problema que possa surgir diariamente. O acompanhamento é feito em um curto período de tempo e permite a identificação de desperdícios ou avarias em um processo.
Para aplicar isso, você pode configurar tabelas visuais, por exemplo, que são compreensíveis por todos em poucos segundos.

Tableau d'affichage mural pour Lean Office

Quais são as vantagens do Lean Office?

O potencial do Lean Office é buscar a perfeição através da melhoria contínua.
Não devemos limitar o potencial e as ambições do Lean Office porque podem ser surpreendentes. O Lean Office atua diariamente para solucionar perdas, melhorar a qualidade, o trabalho em equipa no escritório, bem como a organização e todos os serviços corporativos.
Esta formação, ferramentas ou processos enxutos se aplicam a todas as funções e a todos os setores.
A abordagem Lean permite acelerar os ganhos e lucros graças ao encerramento de projetos e, portanto, reinvestir imediatamente. A necessidade de capital de giro diminui e o trabalho em equipa é promovido. Os projetos ganham em velocidade e robustez. Não há necessidade de recursos adicionais, tudo acontece na organização e na comunicação interna. Uma vez que todos esses processos estejam implementados, a organização pode identificar os “gargalos”, ou seja, um novo incidente no processo otimizado pelo Lean Office. Neste caso, todas as ferramentas previamente implementadas permitem uma identificação imediata e uma capacidade de resposta eficaz. Ou seja, pare imediatamente no caso de um problema e trabalhe diretamente para resolvê-lo. O treinamento Lean Office é um estado de espírito, os problemas quase nunca são técnicos, os bloqueios são principalmente emocionais e não intelectuais.

Como alcançar a melhoria contínua através do Lean Office?

O objetivo é também desenvolver a versatilidade, ou seja, que a distribuição da organização seja equilibrada e contínua para atingir os objetivos. Isso faz parte dos projetos 5S que estão inclusos na melhoria da organização para a empresa através da tabela de competências da equipa por exemplo. Esse método indica oportunidades de treinamento, especialistas ou aponta lacunas para prever uma mudança ou ausência e evitar que a empresa fique totalmente bloqueada. Esse sistema desenvolve flexibilidade e ajuda mútua por meio de treinamentos, o que também comprova a maturidade da equipa, todos os colaboradores estão em fase e a diretriz está em uma dinâmica de aperfeiçoamento. Na abordagem 5S encontramos também a resolução de problemas organizacionais pelo ambiente de trabalho, pelo armazenamento, limpeza e depois pelo estabelecimento de normas a respeitar.

Jeu de formation en Lean Office

Para ir mais longe é possível configurar animações, pontos de coordenação inter-serviços para envolver cada ator da empresa. Sem falar na parte ergonômica, que é uma verdadeira alavanca de envolvimento dos colaboradores e seu bem-estar no trabalho. A ergonomia também permite organizar os espaços de trabalho de forma mais produtiva (com o sistema de escritório FIFO que permite a priorização de pastas "first in first out"), o sistema de gestão Kanban por exemplo. Essas técnicas podem ser digitais graças a um software que coleta dados e permite visualizar variações nos indicadores em tempo real, medir desvios para implementar ações corretivas ou continuar melhorando o processo Lean dentro da organização.
De forma a sensibilizar todos os membros para o Lean, a melhor solução é inculcar estes princípios através de uma parte lúdica, nomeadamente através de jogos de formação em grupo de forma a sensibilizar cada colaborador.
O Lean Office é uma abordagem que simplifica os fluxos administrativos, reduz o desperdício e integra a gestão visual no dia a dia.
Todas as melhorias serão sentidas pelos seus colaboradores e pelas missões que realizam. Melhorar e levar em conta a jornada do cliente melhorará muito a qualidade dos serviços da empresa.

Application E-Meeting pour Lean Office
usinefutur

DESCARREGAR O CATÁLOGO LEAN ENTERPRISE

Optimize os seus processos e melhore o seu desempenho !

Encontre todas as nossas ferramentas, métodos, técnicas e produtos dedicados aos métodos LEAN, que o ajudam a melhorar a gestão do fluxo, a ergonomia, a qualidade de vida no trabalho, a produtividade e a qualidade. Descubra todas as aplicações concretas, ferramentas a implementar, bem como os nossos conselhos sobre as nossas áreas de especialização.
Precisa de mais informações ?
Não hesite em contactar-nos se desejar mais informações ou apoio personalizado. Os nossos especialistas estão à sua disposição.

2.500 produtos
2.500 produtos
8 patentes e
300 novidades
2 anos de garantia
2 anos de garantia
Qualidade e confiabilidade duradouras
ISO 9001
ISO 9001
Qualidade dos produtos e serviços
para satisfazê-lo plenamente
50 especialistas em LEAN
50 especialistas em LEAN
Rede internacional de especialistas
Ferramentas e abordagens LEAN