O Lean Office é uma prática de otimização das interações e eficiência dos serviços de uma empresa. Seu objetivo é criar compromisso entre serviços e escritórios na excelência operacional.
Este processo é realizado em diferentes etapas. Em primeiro lugar, o Lean Office requer a identificação de desperdícios dentro de um departamento, projeto ou missão.
A orientação para o cliente é um objetivo real, é necessário desafiar-se ou seguir as solicitações deste último. Qual é o desperdício? Toda ação tem valor para o cliente?
Em seguida, identificamos os processos usados no dia a dia que têm valor real para a empresa e para os clientes. Em seguida, é necessário identificar os atores desses processos, todos os serviços combinados! O objetivo é incluir os colaboradores nessa abordagem de qualidade. Uma vez montado o grupo de trabalho, essa equipa deve estar motivada e comprometida com a melhoria dos fluxos diários que são realizados. O trabalho do Lean Office, como a abordagem Lean Manufacturing, é, portanto, eliminar todas as fontes de desperdício, por exemplo, superprodução, espera, transporte desnecessário, operações inúteis, etc.
A especificidade do Lean Office, em comparação com o Lean Manufacturing, é que os fluxos são invisíveis. Tudo está quase desmaterializado e os problemas são menos facilmente identificáveis. Uma identificação da organização é, portanto, necessária. A equipa tem um alto nível de formação, o que significa que eles estão acostumados a muita autonomia e que os padrões são menos precisos do que na fabricação, por exemplo. Com efeito, a gestão administrativa, a mensuração e a definição de missões específicas podem ser percebidas como um freio à autonomia. No entanto, a integração da abordagem Lean Office é benéfica para todos e facilmente integrada.
Os processos de "escritório" abordam particularmente projetos múltiplos ou multitarefa, bem como muitas interações entre diferentes departamentos da empresa. Essas trocas estão em fluxo contínuo. A hierarquia dos processos é mais difícil de identificar, nem sempre é única. O hábito da mudança também é menos desenvolvido no Office.
Esperar é o desperdício mais conhecido. Por exemplo, na elaboração de uma encomenda colocada num grande grupo, todos os processos que conduzem à produção da encomenda, ponta a ponta, têm em média cerca de 2 semanas de atraso. Isso equivale a 1% do tempo de trabalho em 10 dias!
A encomenda pode então passar facilmente por uma multiplicidade de serviços (vendas, gabinete de design, fornecedor, compras, logística, ADV...) e os resíduos estão necessariamente integrados nesta gestão. O trabalho do Lean Office é apoiar a organização e sincronização dessas trocas entre serviços, em um pedido, um projeto ou um serviço para realizá-lo com eficiência.
Motivação, competitividade ou necessidade de progresso são reais fatores de melhoria, há muito a ganhar. A gestão pode atuar como patrocinadora e força motriz para a integração desse processo. Esta etapa permitirá também a formação das equipas, pois é também uma aquisição ou desenvolvimento de competências.
Como primeiro passo, mencionamos identificar os diferentes processos e seus atores, descompartimentando os serviços.
Com todos estes atores, e uma vez identificados os fluxos, é necessário reconhecer as lacunas, tempo perdido ou não qualidade para implementar a melhoria pelo Lean Office.
Para cada problema ou desperdício identificado, é necessário definir uma ação corretiva graças ao trabalho em equipa e permitir que o processo não fique mais bloqueado. Para ações que não trazem nenhum valor agregado, é necessária a eliminação dessas missões. Isso possibilita a criação de novos métodos de gestão qualitativa para cada estação de trabalho.
É imprescindível, aplicar uma gestão de escritório Lean a utilização da ferramenta VSM (Value Stream Mapping) que permite mapear os fluxos e destacar as tarefas com valor acrescentado, os desperdícios. O VSM apresenta problemas ou obstáculos e força seu tratamento para finalizar projetos, não procrastiná-los.
Para isso, é necessário analisar o pedido ou o feedback dos clientes (estatísticas do passado, evolução do pedido, possíveis variações etc.).
Recomenda-se o uso do Takt Time, que define o ritmo de um processo definido. Posteriormente, permite estimar o tempo de trabalho incluindo as ações corretivas implementadas pela organização. Isso também permite contar com informações quantitativas e dá acesso a uma abordagem baseada em indicadores de qualidade e desempenho. O valor agregado deve ser definido para cada método. No escritório, você tem que identificar, criptografar e tornar visível.
Ao comparar o tempo de trabalho, o lead time e outros indicadores, a empresa obtém uma relação de stresse das interações e pode medir a extensão do progresso alcançado graças à gestão Lean Office.
Lean inclui o princípio lean "One-piece-flow". Trata-se de priorizar e focar as equipas em uma tarefa. Em outras palavras, não faça “malabarismo” entre os diferentes projetos e muitos que duram relativamente tempo. É mais difícil garantir um processo de qualidade quando a equipa está em outros projetos em similaridade, gera perda de tempo e até de qualidade. Este é um exercício difícil porque no Escritório há uma infinidade de tarefas e interações. Portanto, é aconselhável identificar 2 grandes projetos prioritários e trabalhar em equipa neles. Isso reduzirá a perda de tempo e, em seguida, acelerará os lucros e ganhos diários. O trabalho em equipa é importante, para realizar um projeto Lean Office é necessário coordenar atores e serviços.
Por fim, o Visual Management permite destacar todas as ferramentas discutidas anteriormente. Tem uma força de identificação e empurra para a ação. O principal é escolher e definir os elementos a tornar visíveis (clientes, encomenda, projetos, versatilidade da equipa, atividades, trabalhos em curso...). Também permite a gestão de processos em tempo real na obra. De fato, os indicadores permitem acompanhar diariamente o andamento dos projetos e processos. Também destaca qualquer problema que possa surgir diariamente. O acompanhamento é feito em um curto período de tempo e permite a identificação de desperdícios ou avarias em um processo.
Para aplicar isso, você pode configurar tabelas visuais, por exemplo, que são compreensíveis por todos em poucos segundos.
O potencial do Lean Office é buscar a perfeição através da melhoria contínua.
Não devemos limitar o potencial e as ambições do Lean Office porque podem ser surpreendentes. O Lean Office atua diariamente para solucionar perdas, melhorar a qualidade, o trabalho em equipa no escritório, bem como a organização e todos os serviços corporativos.
Esta formação, ferramentas ou processos enxutos se aplicam a todas as funções e a todos os setores.
A abordagem Lean permite acelerar os ganhos e lucros graças ao encerramento de projetos e, portanto, reinvestir imediatamente. A necessidade de capital de giro diminui e o trabalho em equipa é promovido. Os projetos ganham em velocidade e robustez. Não há necessidade de recursos adicionais, tudo acontece na organização e na comunicação interna. Uma vez que todos esses processos estejam implementados, a organização pode identificar os “gargalos”, ou seja, um novo incidente no processo otimizado pelo Lean Office. Neste caso, todas as ferramentas previamente implementadas permitem uma identificação imediata e uma capacidade de resposta eficaz. Ou seja, pare imediatamente no caso de um problema e trabalhe diretamente para resolvê-lo. O treinamento Lean Office é um estado de espírito, os problemas quase nunca são técnicos, os bloqueios são principalmente emocionais e não intelectuais.
O objetivo é também desenvolver a versatilidade, ou seja, que a distribuição da organização seja equilibrada e contínua para atingir os objetivos. Isso faz parte dos projetos 5S que estão inclusos na melhoria da organização para a empresa através da tabela de competências da equipa por exemplo. Esse método indica oportunidades de treinamento, especialistas ou aponta lacunas para prever uma mudança ou ausência e evitar que a empresa fique totalmente bloqueada. Esse sistema desenvolve flexibilidade e ajuda mútua por meio de treinamentos, o que também comprova a maturidade da equipa, todos os colaboradores estão em fase e a diretriz está em uma dinâmica de aperfeiçoamento. Na abordagem 5S encontramos também a resolução de problemas organizacionais pelo ambiente de trabalho, pelo armazenamento, limpeza e depois pelo estabelecimento de normas a respeitar.
Para ir mais longe é possível configurar animações, pontos de coordenação inter-serviços para envolver cada ator da empresa. Sem falar na parte ergonômica, que é uma verdadeira alavanca de envolvimento dos colaboradores e seu bem-estar no trabalho. A ergonomia também permite organizar os espaços de trabalho de forma mais produtiva (com o sistema de escritório FIFO que permite a priorização de pastas "first in first out"), o sistema de gestão Kanban por exemplo. Essas técnicas podem ser digitais graças a um software que coleta dados e permite visualizar variações nos indicadores em tempo real, medir desvios para implementar ações corretivas ou continuar melhorando o processo Lean dentro da organização.
De forma a sensibilizar todos os membros para o Lean, a melhor solução é inculcar estes princípios através de uma parte lúdica, nomeadamente através de jogos de formação em grupo de forma a sensibilizar cada colaborador.
O Lean Office é uma abordagem que simplifica os fluxos administrativos, reduz o desperdício e integra a gestão visual no dia a dia.
Todas as melhorias serão sentidas pelos seus colaboradores e pelas missões que realizam. Melhorar e levar em conta a jornada do cliente melhorará muito a qualidade dos serviços da empresa.
Optimize os seus processos e melhore o seu desempenho !
Encontre todas as nossas ferramentas, métodos, técnicas e produtos dedicados aos métodos LEAN, que o ajudam a melhorar a gestão do fluxo, a ergonomia, a qualidade de vida no trabalho, a produtividade e a qualidade. Descubra todas as aplicações concretas, ferramentas a implementar, bem como os nossos conselhos sobre as nossas áreas de especialização.
Precisa de mais informações ?
Não hesite em contactar-nos se desejar mais informações ou apoio personalizado. Os nossos especialistas estão à sua disposição.
Now you will be redirected to another store view according to your geolocation.
