Com o desenvolvimento dos serviços online, as empresas de produção estão cada vez mais a caminhar em direção à fábrica do futuro. Ou seja, os processos são digitalizados e passam do meio físico para um meio digital. É o caso da Gestão Visual Digital, que é uma verdadeira extensão digital da Gestão Visual no sentido clássico.

O que é a Gestão Visual?

Antes de definir a Gestão Visual Digital, convém recordar os princípios básicos da Gestão Visual. A gestão visual é um tipo de gestão baseado num princípio segundo o qual o ser humano tende a reter e a compreender melhor a informação visual. De facto, em média, retemos 10% do que lemos, 20% do que ouvimos e 30% do que vemos. Não é por acaso que o software e as aplicações que utilizamos atualmente optam por pictogramas em vez de menus textuais. É o caso, por exemplo, da roda dentada que é assimilada às definições ou da lupa, que é assimilada à pesquisa. Estes pictogramas visuais são mais impactantes e mais facilmente reconhecíveis pelos utilizadores. Da mesma forma, a Gestão Visual tem por objetivo facilitar a transmissão de informações entre um grande número de pessoas, independentemente da sua função. Para isso, baseia-se em várias técnicas de comunicação. A Gestão Visual Digital é, portanto, a extensão digital desta gestão. Baseia-se em ferramentas informáticas ligadas para recuperar a informação e sincronizá-la com todos os suportes onde deve ser divulgada. Concretamente, pode ser um ecrã ligado que apresenta os objetivos de produção e o progresso das equipas em relação a estes últimos. Seja digital ou clássica, a Gestão Visual visa, portanto, melhorar o acesso à informação e, por conseguinte, a tomada de decisões, mas também serve para melhorar o desempenho das equipas através da gestão visual. Graças à Gestão Visual Digital, a gestão visual da produção pode ser efetuada através de um ecrã.

Quais são as vantagens da Gestão Visual Digital em relação à Gestão Visual tradicional?

A implementação da Gestão Visual Digital na sua empresa traz várias vantagens:

  • Maior autonomia das equipas: as equipas têm acesso à informação e sabem o que fazer e como fazer.  Ganham assim autonomia.
  • Visualizam de imediato os processos, os riscos e trabalham de forma mais eficaz para cumprir os processos e evitar riscos.
  • Melhorar o desempenho das equipas: As equipas já não trabalham às cegas e podem acompanhar os seus resultados em tempo real em relação aos objetivos estabelecidos, de modo a atingi-los e ultrapassá-los mais facilmente. É mais fácil identificar os desvios entre a situação ideal e a situação real. Já não é necessário esperar para fazer o balanço dos resultados com um gestor, porque esta informação está disponível imediatamente.
  • Estado de espírito da partilha de informação entre equipas.
  • O imediatismo da informação em diferentes locais. Graças à ligação permanente dos diferentes dispositivos à Internet, a informação é difundida instantaneamente e está disponível em todos os ecrãs ligados. Cabe-lhe a si instalá-los em cada local onde for necessário!
  • Automatização da recolha e da difusão das informações. Graças aos diferentes sistemas de produção ou de informação, é possível automatizar a recolha de informações, quer se trate de uma abordagem Lean Manufacturing nas empresas de produção ou de uma abordagem Lean Office no sector terciário. Uma vez recolhidos os dados, estes podem ser facilmente disseminados através de software como o SESAHUB em vários locais, e instantaneamente.
  • Atualização automática de KPIs e seu acompanhamento em tempo real. Graças à ligação permanente à Internet, os dados recolhidos podem ser atualizados nos vários quadros de acompanhamento e indicadores, em tempo real e em linha. O gestor pode assim conhecer o desempenho de cada equipa e identificar rapidamente as áreas a melhorar.
  • A redução do tempo gasto em reuniões para troca de informações. O facto de haver muita informação disponível a partir de qualquer local também reduz o tempo gasto em reuniões. Por exemplo, no caso de uma empresa internacional que trabalha com equipas no estrangeiro, é muitas vezes necessário organizar pontos regulares para acompanhar a evolução dos projetos ou o desempenho de cada equipa, a fim de os coordenar. Se todas as informações necessárias estiverem acessíveis, a duração das reuniões e a sua frequência podem ser reduzidas. O mesmo se aplica se tiver de se deslocar a diferentes locais no estrangeiro para fazer o ponto da situação com as equipas. Estas deslocações podem ser menos frequentes, constituindo assim uma poupança financeira e de tempo de deslocação.

Como configurar a Gestão Visual Digital?

Para implementar um projeto de Gestão Visual Digital, o ideal é partir do existente em termos de Gestão Visual e implementar a contrapartida digital graças às ferramentas da Indústria 4.0. Se ainda não tem a Gestão Visual implementada na sua empresa, pode seguir o nosso guia "Faça falar os seus indicadores de desempenho com a gestão visual" para a implementar na sua empresa. Em qualquer caso, para cada departamento em causa, existem várias etapas para implementar a Gestão Visual Digital:

  • Definir objetivos: O primeiro passo é definir objetivos para o seu departamento ou equipa. Que objetivos pretende atingir para o seu departamento de contabilidade? Para o seu departamento de marketing? Para o seu departamento de produção?... Os objetivos definidos devem ser definidos de acordo com o método SMART. Este consiste em definir objetivos específicos, mensuráveis, ambiciosos, realistas e temporais.
  • Determinar os seus KPI: Uma vez definidos os objetivos, é necessário determinar os indicadores de desempenho a acompanhar e a trabalhar que lhe permitirão atingir os objetivos fixados. Estes indicadores devem permitir-lhe gerir o seu trabalho numa base diária.
  • Crie o seu painel de controlo: Em seguida, crie um dashboard para centralizar todos os KPIs e objetivos definidos para que possam ser vistos e acompanhados por todos. No caso da Gestão Visual Digital, é relevante utilizar vários ecrãs ligados para apresentar esta informação em vários locais (e mesmo em locais geograficamente distantes) para ter uma visão global e atualizada em tempo real. A SESA SYSTEMS oferece uma gama de ecrãs ligados e o software SESAHUB que lhe permite configurar facilmente o seu painel de controlo!
  • Fazer o balanço regularmente: Por fim, a última etapa consiste em fazer um balanço em equipa, a intervalos regulares. Por exemplo, uma atualização semanal permite rever a evolução dos KPIs, acompanhar o trabalho de cada um e situar-se em relação aos objetivos definidos. É também uma oportunidade para pôr em prática ações para elevar a fasquia, se verificarmos que vários indicadores estão no vermelho. Se, na data prevista, alguns dos seus objetivos não forem atingidos, será necessário verificar a pertinência dos KPI utilizados e identificar os fatores que impediram a realização dos objetivos.

Se quiser ir mais longe, pode consultar as nossas páginas sobre Gestão Visual e Gestão Visual Digital ou contactar um dos nossos gestores de projetos se quiser ser ajudado a implementar a Gestão Visual na sua empresa.